Data entry klinkt simpel: typen wat er staat. In de praktijk is het een kwaliteitsproces. Eén foutieve postcode in een mailing, één verkeerde komma in een spreadsheet, en je rapport klopt niet meer. Dit zijn de zes principes die wij bij elk data entry-traject hanteren.
1. Definieer eerst je velden, dan pas typen
Voordat er één rij wordt ingevoerd: leg vast welk veld welk formaat heeft. Datum als YYYY-MM-DD, telefoon met landcode, bedragen zonder valutateken. Inconsistentie ontstaat in de eerste 10 rijen, niet in de laatste.
2. Werk met een controle-laag (4-eyes principe)
Eén persoon voert in, een tweede controleert steekproefsgewijs minimaal 10%. Bij gevoelige data (financieel, juridisch) gaat die steekproef richting 100%.
3. Valideer aan de bron
Gebruik dropdowns, datum-pickers en regex-validatie waar mogelijk. Een veld dat alleen geldige input accepteert, kan niet vervuild worden.
4. Documenteer beslissingen
Wat doe je als een adres incompleet is? Als een naam in twee schrijfwijzen voorkomt? Leg dit vast in een korte 'data dictionary' — dan blijft de logica consistent over weken en personen.
5. Splits invoer en interpretatie
Laat data entry-medewerkers letterlijk typen wat er staat. Interpretatie (categoriseren, opschonen, dedupliceren) is een aparte stap, gedaan door iemand met domeinkennis.
6. Lever áltijd een logbestand mee
Aantal verwerkte records, foutpercentage, openstaande vragen. Zonder dat log weet je niet wat je hebt gekregen. Bij ons hoort dit logbestand standaard bij iedere oplevering.
Klaar om uit te besteden?
Wij verwerken alles van handgeschreven formulieren tot CRM-migraties — met deze zes principes als standaard. Vraag een offerte aan en we kijken samen naar de scope.